Einen Kinderbasar organisieren

Wer schon mal einen Basar mit Papierlisten gemacht hat, kennt den Abend danach: Zettel sortieren, Beträge zusammenrechnen, Umschläge füllen. Das macht jetzt die App.

Deine Verkäufer holen sich online eine Liste, tragen ihre Artikel selbst ein und drucken Etiketten und Listenzettel zu Hause. Du und dein Team nehmen am Basartag die Kisten an, kassieren und zahlen aus. Was verkauft wurde, wem es gehört und wie viel jeder bekommt, rechnet die App mit.

Was es kostet: Die Vorbereitung nichts. Nach dem Basar zahlst du 1 % vom Umsatz plus Mehrwertsteuer. Bei 10.000 € Umsatz sind das 119 €. Eine Gebühr pro Verkäufer gibt es nicht, und wenn nichts verkauft wird, kostet es nichts.

Was du brauchst: Einen Laptop oder ein Tablet pro Kasse, Internet über WLAN oder Handy-Hotspot und am besten einen Scanner. Zur Not geht alles mit dem Handy. Installiert wird nichts, alles läuft im Browser.

• 3–4 Monate vorher: Termin und Raum, Team, Gebühren und Listenzahl, Veranstaltung anlegen (Kapitel 6–9).
• 6–8 Wochen vorher: Listenvergabe öffnen, Helfer suchen, Werbung, Technik organisieren (Kapitel 10–13 und 15).
• 1–2 Wochen vorher: Rundmail an die Verkäufer, Technik vor Ort testen, Wechselgeld, Kistenplätze planen (Kapitel 14 und 15).
• Basartag: Annahme, Kasse, Zurücksortieren, Abholung, Kassensturz (Kapitel 16–23).
• Danach: Geld abgleichen, Liegengebliebenes klären, Statistik, Danke sagen, nächsten Termin ansagen (Kapitel 24–28).

1. Tipp auf Registrieren und wähl Flohmarkt veranstalten (1).
2. Gib im ersten Schritt eure Organisation an, zum Beispiel „Förderverein Kita Sonnenschein e. V.“, oder deinen Namen (2), dazu E-Mail und Passwort.
3. Tipp auf Weiter und trag die Rechnungsadresse ein (3). Dorthin geht später die Rechnung.
4. Tipp auf Veranstalterkonto anlegen und bestätige den Link in der Mail.

Später änderst du alles oben rechts über dein Profil unter Meine Daten.

Hast du schon ein Konto als Verkäufer? Dann nimm einfach unter Meine Daten bei Meine Rollen die Organisator-Rolle dazu. Oben in der App wechselst du dann zwischen beidem.

Unter listenflohmarkt.org/demo steht ein fertiger Kinderbasar mit Listen, Artikeln und Verkäufen. Du kannst ihn ohne Anmeldung ausprobieren, als Veranstalter (1) oder als Verkäufer (2). Kaputtmachen kannst du nichts, er wird jede Nacht zurückgesetzt.

In der Demo schlägt dir Probier das mal (3) ein paar Aufgaben vor: einen Artikel scannen, bar kassieren, offline weiterverkaufen, eine Liste auszahlen, den Helferplan drucken, die Statistik anschauen.

• Oben rechts wählst du die Veranstaltung (1), um die es gerade geht. Alles andere bezieht sich darauf.
• Alle Veranstaltungen: deine Basare und „Neue Veranstaltung anlegen“.
• Dashboard: die wichtigsten Zahlen, am Basartag live (2).
• Verkauf: Kasse, Check-in / -out, Auszahlungen, Tagesabschluss, Scanner testen.
• Listen & Artikel: Listen verwalten, Freie Listen, Artikel, Helfer & Mitbringen.
• Auswertung: Statistik.
• Kommunikation: E-Mail an Verkäufer, Bewertungen.
• Profil oben rechts (3): Meine Daten, Meine Rechnungen, Empfehlungen, Abmelden.

Auf dem Laptop kannst du das Menü links einklappen. Dann hat die Kasse mehr Platz.

Hier legst du fest, wo, wann und zu welchen Regeln dein Basar läuft. Daraus macht die App die öffentliche Seite, die Listenvergabe und am Ende die Abrechnung.

1. Unter Alle Veranstaltungen auf Neue Veranstaltung anlegen tippen.
2. Name, Ort und Kontakt (1). Der Name ist das, wonach Leute suchen, also etwa „Kinderbasar Musterstadt Frühjahr“. Die Adresse suchst du und wählst sie aus der Liste, dann landet der Basar auf der Karte. An die Kontakt-E-Mail gehen Antworten auf deine Rundmails und Fragen von Verkäufern.

1. Zeitfenster (2): mindestens je eins für Abgabe, Verkauf, Veranstaltung und Abholung. Mehrere Verkaufszeiten gehen auch.
2. Gebühren, Listen und Kategorien: siehe Kapitel 7.
3. Was du auch später ergänzen kannst, unter Optionales: ein Passwort für die Listenvergabe, ob E-Mail, Telefon und Bewertungen öffentlich zu sehen sind, Hinweise für die öffentliche Seite, eine Verkäuferinfo als PDF und einen Flyer als Bild.
4. Veranstaltung anlegen tippen. Ist der Basar weniger als 14 Tage entfernt, setzt du dabei noch einen Haken, dass es vor Ablauf der Widerrufsfrist losgehen darf.

Sehen kann den Basar noch niemand. Öffentlich wird er erst, wenn du ihn freischaltest (Kapitel 9).

Hier entscheidest du, wie viel Ware kommt und was für den Verein übrig bleibt.

Gebühren (1):

• Verkaufsgebühr (%): der Anteil vom Verkaufspreis jedes Artikels, den ihr behaltet. Davon lebt der Basar.
• Listenpreis (€): ein fester Betrag pro Liste.
• Kaufgebühr (%): ein Aufschlag, den Käufer an der Kasse zusätzlich zahlen, zum Beispiel für einen guten Zweck. 0 % heißt: keiner.
• Kartenzahlung: Schaltest du sie ein, kann die Kasse auch „Karte“, bei Bedarf mit einem kleinen Aufschlag. Kassiert wird an deinem eigenen Kartenterminal.

Darunter steht ein Rechenbeispiel. Daran siehst du sofort, was Käufer zahlen und Verkäufer bekommen.

Listen (2):

• Max. Listen: online vergebene und selbst ausgegebene zusammen. Erhöhen geht immer, verringern nur bis zur Zahl der schon vergebenen.
• Max. Online-Listen: so viele vergibt die Website. Den Rest gibst du selbst aus (Kapitel 11).
• Max. Artikel pro Liste: gilt für alle gleich.
• Max. Listen pro Person: wie viele einer haben darf.
• Preisschritt: zum Beispiel 0,50 €. Preise gehen dann nur in diesem Raster.

Kategorien (3): Mit + Kategorie legst du fest, was angenommen wird. Was hier nicht steht, können Verkäufer gar nicht erst eintragen. Mindestens eine Kategorie muss es geben.

Jede Kategorie ist eine eigene Karte mit einer Max. Anzahl. Sie gilt pro Liste und kommt zu Max. Artikel pro Liste dazu. Es gibt drei Fälle.

Ohne Höchstzahl: Lass Max. Anzahl auf 0 (4). 0 heißt unbegrenzt, dann zählt nur Max. Artikel pro Liste. Bei Büchern ist das meistens richtig.

Höchstzahl für eine Kategorie: Trag zum Beispiel bei Spielzeug 10 ein (5). Dann passen höchstens zehn Spielsachen auf eine Liste, auch wenn sonst noch Platz frei ist.

Höchstzahl nach Größen: Bei Kategorien mit Größen, etwa Kleidung, wählst du zuerst die Größengruppe, zum Beispiel Kindergrößen. Mit Von Größe und Bis Größe (6) legst du fest, welche Größen angenommen werden. Für eine zweite Grenze tippst du auf Weiterer Größenbereich (7). Dann kommt eine zweite Karte für dieselbe Kategorie dazu. Sie beginnt gleich hinter dem ersten Bereich und hat ihre eigene Höchstzahl. Ein Beispiel:

• Kleidung, Größe 50 bis 92: höchstens 15,
• Kleidung, ab Größe 92/98: höchstens 10.

Die Bereiche dürfen sich nicht überschneiden, auch nicht in der Grenzgröße. Größen, die in keinem Bereich liegen, können Verkäufer nicht auswählen.

Wie das für Verkäufer aussieht: Auf der Seite deines Basars stehen die Kategorien mit ihren Höchstzahlen. Beim Eintragen steht unter Kategorie und Größe, wie viele Teile erlaubt sind und wie viele noch gehen. Ist die Grenze erreicht, lässt sich der Artikel nicht mehr hinzufügen.

Unter Ablauf-Einstellungen legst du fest, wie genau ihr bei der Annahme hinschaut:

• Einzel-Check-In (1): An heißt, bei der Annahme wird jedes Teil gescannt. Aus heißt, die Liste wird als Ganzes angenommen.
• Einzel-Check-Out (1): dasselbe für die Rückgabe.
• E-Mail Pflicht, Telefon Pflicht (2): Verkäufer müssen das hinterlegt haben.

Zwei weitere Schalter betreffen den Ablauf:

• Listenzahlung später, bei den Konditionen (Kapitel 7): An heißt, der Listenpreis wird von der Auszahlung abgezogen. Aus heißt, du kassierst ihn vorher.
• Verkäufer dürfen Listen verbinden, unter Optionales: Verkäufer dürfen Nachbarlisten zu einer großen zusammenlegen.

Veröffentlichen: Mit Veranstaltung aktivieren (1) im Dashboard geht dein Basar online. Er erscheint unter „Flohmärkte finden“, hat seine eigene Seite, und die Listenvergabe startet zu deinen Zeiten.

Ändern: über Veranstaltung verwalten. Das geht bis zur ersten Auszahlung, spätestens eine Woche nach dem Basar. Ist eine Liste schon vergeben, bleiben ihre Gebühren, wie sie waren. Einzelne Listen änderst du in der Listenverwaltung (Kapitel 11).

Wiederholen (2): Unter Weitere Aktionen übernimmst du mit Veranstaltung duplizieren alle Einstellungen für den nächsten Basar und änderst nur die Termine. Kurzlinks und gedruckte QR-Codes führen dann von selbst zum neuen Termin.

Absagen (3): Fällt der Basar aus, sagst du ihn unter Weitere Aktionen ab. Dann kann niemand mehr eine Liste anfragen, und auf der Seite steht, dass er ausfällt. Schreib deinen Verkäufern trotzdem eine Rundmail.

Die meisten Verkäufer holen sich ihre Liste online. Sie fragen auf der Seite deines Basars an, bestätigen per Mail und bekommen Nummer und Passwort. Du musst dafür nichts tun.

Wer wann eine Liste bekommt, steuerst du mit zwei Dingen. Die lassen sich auch kombinieren:

• Zeitfenster für die Listenvergabe: Ab da kann angefragt werden. Du legst sie wie die anderen Zeitfenster an (Kapitel 6), auch mehrere, etwa ein frühes für Stammverkäufer und ein späteres für alle.
• Vergabe-Passwort: Im Formular heißt das Feld Listen-Passwort und steht unter Optionales (1). Ist es gesetzt, bekommt online nur eine Liste, wer es bei der Anfrage eingibt. Es gilt für den ganzen Basar.

Außerdem kannst du Listen selbst ausgeben (Kapitel 11), etwa an Helfer, Stammverkäufer oder Leute ohne Internet. Die bekommen Nummer und Passwort von dir und holen sich die Liste damit in ihr Konto. Wie das für Verkäufer aussieht, steht im Handbuch für Verkäufer.

Unter Listen verwalten gibt es drei Reiter: Liste laden, Neue Listen erstellen und Alle Listen.

Alle Listen: Hier siehst du jede Liste mit Verkäufer, Artikelzahl und Stand. Such nach Nummer oder Name (1). Bei jeder Liste siehst du, wie weit sie ist (2): Ausgegeben, Bezahlt, Eingecheckt, Ausgecheckt, Ausgezahlt. Öffnest du eine Liste, kannst du:

• die Listengebühr kassieren, falls sie vorher bezahlt wird,
• einchecken, auszahlen, die Ware zurückgeben,
• Listenpreis und Verkaufsprozent für diese Liste ändern, zum Beispiel auf 0 für jemanden aus dem Team. Das gilt für alle verbundenen Listen zusammen und nur, bis eine davon ausgezahlt ist,
• Etiketten neu drucken,
• die Liste wieder freigeben,
• Telefon und E-Mail des Verkäufers sehen.

Liste laden: eine Liste direkt per Scan oder Nummer öffnen.

Neue Listen erstellen: So gibst du Listen selbst aus. Anzahl wählen, bei Bedarf einen anderen Preis, dann … Listen erstellen. Danach hast du Nummern und Passwörter zum Weitergeben. Wie viele noch gehen, steht darüber.

Nicht jede vergebene Liste wird auch benutzt. Damit keine Liste leer bleibt, während andere auf eine warten, schaust du regelmäßig unter Freie Listen in den Reiter Unbenutzt. Dort steht jede Liste ohne Verkäufer oder ohne Artikel. Mit dem Filter (3) siehst du nur Ohne Verkäufer oder nur Ohne Artikel.

Was du dort findest und was zu tun ist:

• Freigegeben (4): Ein Verkäufer hat die Liste zurückgegeben. Sie ist schon leer und wieder in der Online-Vergabe. Du musst nichts tun.
• 0 Artikel mit Verkäufer (5): Die Liste ist vergeben, aber noch leer. Name, E-Mail und Telefon stehen dabei. Die meisten tragen erst in den letzten Tagen ein. Eine Woche vorher fragst du nach, per Rundmail an alle ohne Artikel (Kapitel 14) oder direkt.
• Kein Verkäufer (6): Die Liste gehört gerade keinem Konto. Entweder hast du sie selbst ausgegeben, und noch niemand hat sie in sein Konto geholt. Oder ein Verkäufer hat Nur aus meinem Konto entfernen gewählt statt Zurückgeben. Dann liegt die Liste mit Artikeln und Passwort weiter da, bis jemand sie mit Nummer und Passwort übernimmt. Oft hat er sie weitergegeben, manchmal aber auch einfach vergessen.

Leere Listen und Listen ohne Verkäufer gehen nicht von selbst zurück. Das machst du von Hand mit Liste wieder freigeben (7).

Hängt noch ein Verkäufer an der Liste, warnt die App mit seinem Namen (8). Er verliert die Liste, alle Artikel werden gelöscht, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Die Liste bekommt ein neues Passwort und geht zurück in die Online-Vergabe. Dasselbe geht auch unter Alle Listen, wenn du eine Liste öffnest.

Eine freigegebene Liste vergibt die Website erst, wenn alle neuen Online-Listen weg sind. Bis dahin bekommen Anfragende neue Nummern. Freigeben bringt also vor allem dann etwas, wenn alle Listen vergeben sind und die Vergabe noch läuft.

Ohne Helfer kein Basar. Unter Helfer & Mitbringen planst du Schichten, bedankst dich automatisch bei Helfern und sammelst Zusagen für Kuchen, Kaffee oder Kleiderständer.

Beim ersten Mal in drei Schritten:

1. Einschalten und Dankeschön festlegen (1). Was bekommen Helfer? Zur Wahl stehen eine Liste vor allen anderen, eine günstigere oder kostenlose Liste und weniger Verkaufsgebühr, jeweils pro Schicht oder einmal für alle.
2. Schichtplan vorschlagen lassen (2). Aus deinen Zeiten macht die App einen Plan mit Aufbau, Annahme, Kasse, Zurücksortieren und so weiter. Plätze und Zeiten passt du an.
3. Bekannt machen (3): Link teilen, Aushang mit QR-Code drucken oder eine Rundmail schicken.

Danach gibt es drei Reiter.

Unter Schichten siehst du, wer eingetragen ist und wo noch Platz ist (4). Du kannst auch selbst jemanden eintragen: Mit einem Namen findest du deine Verkäufer, mit der vollständigen E-Mail jedes Konto. Bei jedem Helfer kannst du ihn aus der Schicht nehmen, nicht erschienen eintragen oder ihn sperren. Den Plan druckst du für euch mit Telefonnummern oder als Aushang mit QR-Code.

Unter Mitbringen (5) steht, was ihr braucht, mit Menge, zum Beispiel „Kuchen, 20 Stück“. Wenn du magst, mit einer Frage dazu wie „Welcher Kuchen?“. Die Antworten sehen alle, aber ohne Namen.

Unter Einstellungen (6) legst du fest, ob die Basar-Seite für Helfer wirbt oder nur dein Link dorthin führt, ob man ohne Konto etwas mitbringen darf, ob es Listen nur für Helfer gibt und bis wann man sich austragen kann, normalerweise 24 Stunden vorher.

Den Rest erledigt die App: Helfer bekommen eine Bestätigung, einen Kalendereintrag und eine Erinnerung. Ihr Dankeschön wird auf ihre Listen angerechnet. Trägt sich jemand aus, fällt es weg, und der Unterschied wird bei der Auszahlung verrechnet. Wer sich dreimal hintereinander austrägt oder nicht kommt, wird bei allen Basaren gesperrt.

Mehr dazu und eine Vorlage zum Ausdrucken: Ratgeber Helfer planen.

Im Dashboard deiner Veranstaltung findest du ganz unten Teilen & bewerben (1). Tipp darauf, dann klappt der Abschnitt auf. Dort gibt es:

• einen Link für Besucher (2), der zur öffentlichen Seite führt,
• einen Link für Verkäufer (3), der direkt zur Listenanfrage führt,
• zu beiden einen QR-Code zum Herunterladen,
• ein Plakat (4) in A4 mit Termin, Ort und großem QR-Code, farbig oder schwarz-weiß für den Kopierer.

Sobald du aktivierst, steht dein Basar außerdem unter „Flohmärkte finden“ und auf der Karte. Wer dich abonniert hat oder in der Nähe einen Suchagenten nutzt, bekommt eine Mail.

Unter E-Mail an Verkäufer schreibst du allen, die eine Liste haben.

1. Wähl die Empfänger (1): Alle Verkäufer oder Nur Verkäufer ohne Artikel.
2. Schreib Betreff (2) und Nachricht. Unter der Nachricht stehen Platzhalter: Damit setzt die App für jeden den eigenen Namen oder die Listennummer ein.
3. Abschicken und bestätigen.
4. Die Mails gehen im Hintergrund raus. Im Reiter Verlauf (3) siehst du, ob alles angekommen ist.
5. Antworten landen bei deiner Kontakt-E-Mail.

Was du brauchst:

• Einen Laptop oder ein Tablet pro Kasse. Auf dem großen Bildschirm sieht man Warenkorb und Rückgeld auf einen Blick. Ein Handy geht auch, ist aber eng.
• Einen Scanner, der QR-Codes liest. Reine Strichcode-Scanner reichen nicht. Passende gibt es ab etwa 30 €, zum Beispiel diesen bei Amazon (Partnerlink, Werbung: Kaufst du darüber, bekommen wir eine kleine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts). Ohne Scanner nimmst du die Kamera.
• Internet: WLAN in der Halle oder ein Hotspot vom Handy. Fällt es aus, kassiert die Kasse weiter (Kapitel 18).
• Mehrere Kassen sind kein Problem. Jede bekommt ihre eigene Nummer.

Scanner testen: Öffne Scanner testen und scanne den Test-Code auf der Seite. Die App prüft in ein paar Sekunden fünf Dinge (1) und sagt dir, was am Scanner noch umgestellt werden muss. Meistens sind es zwei Einstellungen: deutsches Tastaturlayout und kein Zeilenumbruch am Ende („No Terminator“). Beides stellst du mit Codes aus der Anleitung des Scanners ein. Steht er auf Englisch, kommt die Kasse auch damit klar.

Bei der Abgabe nehmt ihr die Kisten an und checkt die Listen ein. Danach kann der Verkäufer nichts mehr ändern, und die Ware geht in den Verkauf.

1. Öffne Check-in / -out (1). Oben steht, ob gerade Check-in oder Check-out läuft (2). Das richtet sich nach deinen Zeitfenstern, darum musst du dich nicht kümmern. Darunter siehst du, wie viele Listen schon eingecheckt sind.
2. Scanne den Listenzettel an der Kiste oder tipp die Nummer unter Manuell laden ein (3).
3. Je nachdem, was du eingestellt hast (Kapitel 8): Einfach heißt, du tippst auf Alle einchecken (4) und bestätigst, fertig. Einzeln heißt, du scannst jedes Etikett. Ab 80 % kannst du einchecken. Was fehlt, zeigt die App danach an.
4. Die Kiste kommt an ihren Platz.

Dieses Kapitel kannst du auch einzeln an deine Kassenhelfer geben.

Kasse öffnen:

1. Tipp auf Kasse (1) und wähl die Nummer dieser Kasse (2), zum Beispiel Kasse 1.
2. Die Leiste oben (3) zeigt, ob die Kasse online oder offline ist und ob alle Verkäufe gesichert sind.

Verkaufen:

1. Scannen. Mit Handscanner musst du nichts anklicken, die Kasse hört von selbst zu. Mit der Kamera tippst du beim Barcode-Scanner (4) auf Kamera. Geht beides nicht, tippst du die Nummer unten links vom Etikett ins Feld Artikelnummer vom Etikett ein, zum Beispiel „a5f“.
2. Jedes Teil erscheint unter Aktuelle Kasse (5), links steht der Gesamtbetrag. Eine Kaufgebühr ist schon drin.
3. Bar: Trag ein, was der Kunde gibt, oder tipp auf Passend, dann auf Bar (6). Das Rückgeld steht groß da.
4. Karte: Tipp auf Karte (6) und kassier den Betrag zuerst am Kartenterminal. Erst wenn das Terminal durch ist, tippst du Zahlung erfolgreich. Sonst Abgelehnt.
5. Fertig, die Kasse ist bereit für den Nächsten. Das letzte Rückgeld bleibt zur Kontrolle stehen.

Will ein Kunde doch nichts, leert Zurücksetzen den Warenkorb.

Die Kasse kassiert auch ohne Internet weiter. Sie speichert die Verkäufe auf dem Gerät und schickt sie, sobald die Verbindung wieder da ist.

• Oben steht dann Offline und wie viele Verkäufe noch nicht gesichert sind (1).
• Ist das Netz zurück, fragt die Kasse, ob sie jetzt synchronisieren soll (2). Tipp drauf.
• Ist das Netz sehr wackelig, kannst du mit Offline gehen bewusst ohne arbeiten. Dann wartet die Kasse nicht ständig auf eine Antwort.

Ganz selten verkaufen zwei Kassen, die beide offline sind, dasselbe Teil. Die App bucht das nicht doppelt. Sie zeigt es in der Kasse als Konflikt und unter Offline-Konflikte mit einem Hinweis, was zu tun ist, meistens: Geld zurückgeben. Danach tippst du Als erledigt markieren.

Der Preis passt nicht zum Etikett. Der Verkäufer hat ihn nach dem Drucken geändert. Die Kasse zeigt beide Preise. Es gilt immer der in der App, du bestätigst mit Für … übernehmen (1). Ein altes oder selbst gebasteltes Etikett kann den Preis also nicht ändern.

Ein Teil wurde zweimal gescannt. Liegt es schon im Warenkorb, kommt ein Hinweis, und es wird nicht doppelt berechnet. Ist es schon verkauft, fragt die Kasse, ob du es zurücknehmen willst.

Ein Kunde bringt etwas zurück. Scanne das Teil noch mal. Die Kasse fragt Verkauften Artikel erstatten?. Mit Erstatten bekommt der Kunde sein Geld, und das Teil gilt wieder als nicht verkauft. Ist die Liste schon ausgezahlt, geht das nicht mehr.

Das Etikett lässt sich nicht scannen. Tipp die Nummer unten links ab.

Das Etikett ist ganz weg. Unter Artikel suchst du nach Beschreibung oder Listennummer (2). Von dort legst du das Teil direkt in den Warenkorb oder druckst ein neues Etikett (3).

Ein Etikett vom letzten Basar. Nimmt die Kasse nicht an. Hat der Verkäufer das Teil neu eingetragen, findest du es unter Artikel.

Die Halle ist noch voll, aber die Verkaufszeit gleich um? Dann verlängerst du. Nach dem Ende nimmt die Kasse sonst nichts mehr an.

1. In der Kasse zeigt ein Schild, ob der Verkauf läuft und bis wann (1).
2. Tipp darauf und wähl, wie lange: 30 Minuten, eine oder zwei Stunden (2).
3. Alle Kassen verkaufen bis zur neuen Uhrzeit weiter.

Nach dem Verkauf muss alles, was übrig ist, zurück in die richtige Kiste. Das macht die App nicht für euch. Aber auf jedem Etikett steht die Listennummer, und daran sortiert ihr.

Ware zurückgeben: Unter Check-in / -out im Modus Check-out scannst du die Liste und gibst die Kiste raus. Hast du Einzel-Check-out eingestellt, scannst du jedes Teil.

Auszahlen:

1. Öffne Auszahlungen (1) und scanne die Liste oder tipp die Nummer ein (2). Der Verkäufer zeigt dafür den oberen Teil seines Listenzettels.
2. Du siehst die Abrechnung (3): Umsatz, Gebühren, gegebenenfalls einen Helfer-Ausgleich und den Auszahlbetrag.
3. Geld geben, auf Auszahlen tippen. Die Liste ist jetzt ausgezahlt und kann kein zweites Mal ausgezahlt werden.
4. Unter Noch nicht ausgezahlt (4) siehst du, wer noch fehlt. Die letzten fünf Listen stehen zur Kontrolle daneben.

Hat ein Helfer eine günstigere Liste bekommen und sich dann ausgetragen, rechnet die App den Unterschied hier von selbst ein und zeigt ihn an.

Jede Kasse abschließen:

1. Warte, bis oben Zuletzt gesichert steht und nichts mehr als Noch nicht gesichert angezeigt wird. Sonst tipp auf Synchronisieren.
2. Tipp auf Kasse abschließen. Du siehst, wie viele Verkäufe an diesem Gerät waren, die Rücknahmen und wie viel Geld aus Verkäufen in der Kasse sein sollte (1).
3. Bestätigen. Danach ist das Gerät leer, alles liegt sicher auf dem Server.

Tagesabschluss:

1. Öffne Tagesabschluss. Unter Soll je Kasse (2) steht für jede Kasse, wie viel Bargeld drin sein sollte, und was erstattet wurde.
2. Zähl das Geld und trag es unter Gezählt ein (3). Die App zeigt den Unterschied.
3. Die gezählte Zahl bleibt nur auf deinem Gerät, sie wird nicht gespeichert.

Unter Freie Listen findest du zwei Reiter:

• Unbenutzt (1): Listen ohne Verkäufer oder ohne Artikel. Vor dem Basar gibst du sie frei, damit andere nachrücken können (Kapitel 11). Danach siehst du hier, welche Listen gar nicht genutzt wurden.
• Nicht eingecheckt (2): Listen mit Artikeln, die nicht abgegeben wurden. Bei Bedarf checkst du sie hier noch ein.

Nicht abgeholte Kisten und offene Auszahlungen klärst du direkt mit dem Verkäufer. Telefon und E-Mail stehen in der Listenverwaltung.

Unter Statistik siehst du alle Kennzahlen deines Basars (1): Listen, Artikel, Umsatz und Gebühren. Außerdem gibt es:

• den Vergleich mit einem früheren Basar (2),
• weiter unten den Verlauf über den Verkaufstag, also wann am meisten los war,
• den Kategorie-Vergleich, was gut lief und was liegen blieb,
• einen Export als CSV für die Vereinskasse (3).

Am Basartag selbst zeigt das Dashboard die Zahlen live.

Nach dem Basar bekommst du per Mail eine Rechnung über 1 % vom Umsatz plus Mehrwertsteuer.

Alle Rechnungen findest du über das Profil oben rechts unter Meine Rechnungen (1). Ist eine offen, erinnert dich ein Hinweis in der App. Ist dein Basar durch eine Empfehlung oder einen Aktionscode kostenlos, steht das bei der Veranstaltung.

Verkäufer und Käufer können deinen Basar mit Sternen und einem Kommentar bewerten. Unter Bewertungen im Reiter Event-Bewertungen (1) liest du sie. Ob sie auf deiner öffentlichen Seite stehen, entscheidest du in der Veranstaltung. Im Reiter Plattform bewerten (2) kannst du uns sagen, wie du mit Listenflohmarkt.org klarkommst.

Kennst du andere, die einen Basar ausrichten? Empfiehl ihnen Listenflohmarkt.org. Ihr erster Basar kostet nichts, und du bekommst einen Basar gutgeschrieben.

1. Über das Profil oben rechts zu Empfehlungen.
2. Einmal den Aktionsbedingungen zustimmen, dann siehst du euren Empfehlungscode (1).
3. Code oder Link weitergeben, zum Beispiel an die Kita nebenan (2).
4. Unter Eure Geworbenen und Eure kostenlosen Flohmärkte (3) siehst du, was daraus geworden ist.

• ☐ Termin und Raum festlegen
• ☐ Team und Zuständigkeiten klären
• ☐ Gebühren, Listenzahl und Artikel pro Liste festlegen
• ☐ Veranstaltung anlegen und zu zweit prüfen

• ☐ Veranstaltung aktivieren, Listenvergabe öffnen
• ☐ Schichtplan erstellen, Helfer suchen
• ☐ Plakate, Posts in Gruppen, Gemeindeblatt
• ☐ Laptops, Scanner, WLAN oder Hotspot organisieren

• ☐ Rundmail: Zeiten, neue Etiketten in Originalgröße, eine feste Kiste pro Liste, keine Deckel und keine Taschen, oberer Zettelteil
• ☐ Erinnerung an alle ohne Artikel, dann leere Listen und Listen ohne Verkäufer unter Freie Listen prüfen und freigeben
• ☐ Technik in der Halle testen
• ☐ Wechselgeld besorgen
• ☐ Tische, Kleiderständer und Kistenplätze nach Nummern planen, ein paar leere Kisten zum Umpacken bereitstellen

• ☐ Annahme aufbauen, Listen einchecken
• ☐ Kassen öffnen: Nummer je Gerät, Ladekabel, Ersatzgerät
• ☐ Zurücksortieren nach Nummern
• ☐ Abholung und Auszahlung
• ☐ Alle Kassen synchronisieren und abschließen, Geld zu zweit zählen

• ☐ Bargeld mit dem Tagesabschluss vergleichen
• ☐ Nicht abgeholte Kisten und offene Auszahlungen klären
• ☐ Statistik anschauen und im Team besprechen
• ☐ Helfern danken, um Bewertungen bitten
• ☐ Nächsten Termin ansagen: Veranstaltung duplizieren

Die Checkliste gibt es auch einzeln als PDF im Ratgeber Kinderbasar organisieren.

• Veranstaltung: dein Basar mit Ort, Zeiten und Regeln.
• Zeitfenster: die Zeit für Abgabe, Verkauf, Veranstaltung, Abholung oder Listenvergabe.
• Liste: die Nummer eines Verkäufers mit einer festen Zahl an Artikeln.
• Online-Liste, selbst ausgegebene Liste: über die Website vergeben bzw. von dir mit Nummer und Passwort weitergegeben.
• Listen-Passwort: damit holt sich ein Verkäufer eine Liste ins Konto. Kein Login.
• Zurückgeben, freigeben: Die Liste geht leer und mit neuem Passwort zurück in die Online-Vergabe. Zurückgeben tut der Verkäufer, freigeben du.
• Höchstzahl (Max. Anzahl): wie viele Teile einer Kategorie oder eines Größenbereichs auf eine Liste dürfen. 0 heißt unbegrenzt.
• Vergabe-Passwort: ein Passwort für die ganze Online-Vergabe.
• Verbundene Listen: Nachbarlisten eines Verkäufers mit einer Kiste, einem Zettel und einer Abrechnung.
• Listenzettel: oben der Teil des Verkäufers, unten der Teil für die Kiste.
• Check-in, Check-out: Annahme bzw. Rückgabe der Ware.
• Auszahlung: der Verkäufer bekommt sein Geld. Danach ist die Liste zu.
• Verkaufsgebühr: der Anteil vom Verkaufspreis, den ihr behaltet.
• Kassennummer: unterscheidet eure Kassen beim Kassensturz.
• Offline, synchronisieren: ohne Internet kassieren und später übertragen.
• Konflikt: ein Offline-Verkauf, der nicht gebucht werden konnte, zum Beispiel weil das Teil schon weg war.
• Tagesabschluss: was in den Kassen sein sollte, im Vergleich zu dem, was ihr zählt.

• Häufige Fragen: listenflohmarkt.org/help
• Sprache – Language: Die App gibt es auf Deutsch und Englisch. Umstellen: oben rechts neben „Anmelden“ auf English tippen, angemeldet im Profilmenü oben rechts, oder ganz unten auf jeder Seite. (Tap “English” at the top right to switch.) Deine Verkäufer stellen das selbst um; Etiketten und Rechnungen bleiben immer deutsch.
• Ratgeber: Kinderbasar organisieren mit Checkliste und Helfer planen mit Schichtplan-Vorlage
• Üben: listenflohmarkt.org/demo
• Für deine Verkäufer: Gib ihnen das Handbuch für Verkäufer.
• Zu Listenflohmarkt.org: Die E-Mail-Adresse steht auf listenflohmarkt.org/help unter „E-Mail anzeigen“.