Kinderbasar organisieren: Schritt für Schritt mit Checkliste

format_list_bulletedDas Prinzip: der Nummernbasar

Die meisten Kinderbasare laufen als Nummernbasar: Jeder Verkäufer bekommt eine Liste mit fester Nummer, trägt seine Artikel ein und klebt Etiketten auf die Ware. Ihr nehmt die Kisten an, verkauft an einer gemeinsamen Kasse, und nach dem Verkauf holen die Verkäufer ihren Rest und ihr Geld ab.

Der Basar behält einen Teil vom Verkaufspreis als Verkaufsgebühr und auf Wunsch eine feste Gebühr pro Liste. Davon bezahlt ihr Raum und Ausgaben, der Rest geht oft an die Kita, die Schule oder den Verein.

eventTermin und Raum festlegen

Fangt drei bis vier Monate vorher an. Gute Räume wie Turnhallen oder Gemeindesäle sind früh vergeben.

• Der Raum braucht Platz für die Annahme, die Verkaufsfläche mit Tischen und Kleiderständern, die Kasse und die Kisten der Verkäufer.
• Plant drei Zeitfenster: Abgabe (oft am Vortag), Verkauf und Abholung. Zwischen Verkauf und Abholung braucht ihr Zeit zum Zurücksortieren.
• Schaut unter „Flohmarkt finden“ nach, ob in der Nähe schon ein Basar am selben Tag stattfindet.

paymentsGebühren festlegen

Diese Stellschrauben habt ihr:

• Verkaufsgebühr: ein Prozentsatz vom Verkaufspreis jedes Artikels. Das ist die Haupteinnahme des Basars.
• Listengebühr: ein fester Betrag pro Liste, der bei der Auszahlung einbehalten oder vorab kassiert wird.
• Kaufgebühr und Gebühr für Kartenzahlung: ein freiwilliger Aufschlag an der Kasse, etwa für einen guten Zweck.

playlist_add_checkWie viele Listen und Artikel?

Rechnet von der Fläche her: Wie viele Kisten passen nebeneinander, wie viel Ware passt auf die Tische? Daraus ergibt sich die Zahl der Listen mal die Artikel pro Liste.

Aus der Praxis: Statt 100 Verkäufern mit je 50 Artikeln lieber 200 Listen mit je 25. Die Kapazität ist gleich, aber jede Liste wird gefüllt, und es kommt spürbar mehr Ware an.

• Begrenzt die Listen pro Person, damit nicht wenige Verkäufer alle Plätze belegen.
• Mit einer Grenze je Kategorie verhindert ihr Listen, die nur aus Spielzeug bestehen.

how_to_regListen vergeben

Sechs bis acht Wochen vorher öffnet ihr die Listenvergabe. Verkäufer fragen eine Liste online an und bestätigen sie per E-Mail.

• Mit mehreren Vergabe-Zeitfenstern bekommen Stammverkäufer oder Helfer zuerst eine Chance, später folgen die Restlisten.
• Ein Vergabe-Passwort beschränkt die Vergabe auf alle, denen ihr es gebt.
• Wer sich lieber auf Papier anmeldet, bekommt von euch eine Offline-Liste mit Nummer und Passwort.

volunteer_activismHelfer finden

Ohne Helfer läuft kein Basar. Sucht früh und belohnt die Mithilfe, etwa mit einer Liste vor allen anderen oder einer günstigeren Listengebühr. Wie ihr Schichten schneidet und genug Leute findet, steht im Ratgeber „Helfer planen“.

campaignDen Basar bekannt machen

• Plakate und Handzettel in Kitas, Schulen, beim Kinderarzt und im Supermarkt.
• Posts in Gruppen: WhatsApp-Gruppen von Kita, Schule und Sportverein, Facebook-Gruppen eurer Gegend und Instagram. Teilt den Link zu eurem Basar, dann kommen Verkäufer direkt zur Listenvergabe.
• Ein Hinweis im Gemeindeblatt und auf der Website eures Vereins.
• Euer Basar steht öffentlich unter „Flohmarkt finden“. Wer euch abonniert, bekommt eine E-Mail, sobald ihr einen neuen Termin ankündigt.

devicesTechnik für die Kasse

Die Kasse läuft im Browser, ihr müsst nichts installieren. Zur Not geht alles mit dem Handy und seiner Kamera. Mit Laptop und Scanner geht es aber deutlich schneller.

• Laptop oder Tablet: Warenkorb und Rückgeld sind auf dem großen Bildschirm übersichtlich.
• Scanner: Er muss QR-Codes lesen können, reine Strichcode-Scanner reichen nicht. Passende Geräte gibt es ab etwa 30 €. Stellt ihn auf deutsches Tastaturlayout und ohne Zeilenumbruch am Ende ein.
• Internet: WLAN in der Halle oder ein Handy-Hotspot. Fällt die Verbindung aus, kassiert die Kasse offline weiter und überträgt die Verkäufe später.

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mailDie Woche vor dem Basar

• Schreibt eine Rundmail an alle Verkäufer: Abgabezeit, Abholzeit, der Hinweis, die Etiketten für diesen Basar neu zu drucken, und die Bitte, pro Liste bzw. verbundener Liste genau eine Kiste abzugeben, ohne Deckel. Deckel gehen auf dem Basar nur verloren.
• Testet die Kasse: Tablet oder Laptop, Scanner und Internet, zur Not über einen Hotspot.
• Besorgt Wechselgeld und plant, wo die Kisten nach Listennummern stehen.

point_of_saleAm Basartag

• Annahme: Ihr scannt den Listenzettel und checkt die Liste ein. Ab dann kann der Verkäufer nichts mehr ändern.
• Verkauf: Die Kasse scannt die Etiketten und zeigt das Rückgeld. Fällt das Internet aus, arbeitet sie offline weiter.
• Abholung: Ihr scannt die Liste und seht die Abrechnung. Nach der Auszahlung ist die Liste als ausgezahlt markiert.

insightsNach dem Basar

Zählt das Bargeld je Kasse und vergleicht es mit dem Tagesabschluss. In der Statistik seht ihr Umsatz, verkaufte Artikel und die stärksten Kategorien. Nicht abgeholte Artikel klärt ihr direkt mit den Verkäufern. Und vergesst nicht, euren Helfern zu danken.